Selasa, 21 April 2009

Pengembangan Perpustakaan STAIN Purwokerto Konsep Pengembangan Perpustakaan STAIN Purwokerto TH 2008-2012

Sebagai lembaga pelayanan jasa, upaya dan usaha dalam program pengembangan lima tahunan pada perpustakaan STAIN Purwokerto dapat dicapai melalui berbagai macam celah, diantaranya:

a. Teknik Layanan
Dalam program pengembangan perpustakaan, Perpustakaan STAIN Purwokerto kedepan harus berubah dan lebih meningkatkan pola layanan jasa perpustakaan dengan lebih baik, optimal dan maksimal. Hal ini dikarenakan bahwa layanan perpustakaan yang memuaskan dapat menjadi tolak ukur tersendiri terhadap berhasil tidaknya sebuah perpustakaan. Artinya bilamana perpustakaan memberikan jasa layanan secara baik dan memuaskan maka perpustakaan akan hidup, dan secara otomatis memiliki pelanggan tetap dan terus berkembang.
Adapun jenis layanan yang perlu di kembangkan dalam mengembangkan perpustakaan STAIN Purwokerto antara lain: pertama, TQM (Total Quality Manajement). Artinya bahwa pelayanan diberikan dengan mengedepankan user dan memberikan fasilitas sebaik mungkin baik jenis koleksi yang diperlukan, layanan jasa yang diberikan, dan sebagainya.

Kedua, Total Quality Service (TQS) yakni sistem manajemen strategis dan integratif yang melibatkan semua unsur sumber daya manusia serta menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki secara berkesinambungan proses-proses organisasi perpustakaan agar dapat memenuhi dan melebihi kebutuhan serta harapan pemakai. Maksud dari pengertian tersebut adalah bahwa dalam melaksanakan layanan apapun kepada user, seorang pustakawan tentunya memiliki pengetahuan dan metode atau strategi tertentu dalam melayani user serta menerapkan upaya perbaikan atau service agar pemakai merasa puas dan dekat dengan perpustakaan.
Dalam melaksanakan strategi Total Quality Services (TQS) ini kegiatan layanan perpustakan difokuskan pada bidang-bidang berikut, yaitu : pertama, customer focus/focus pada pelanggan, yang meliputi pengidentifikasian pemakai perpustakaan yang merupakan prioritas utama, identifikasi kebutuhan, keinginan dan harapan pemakai perpustakaan. Kedua, total involvement/keterlibatan total, yaitu keterlibatan yang mengandung komitmen total. Selain itu layanan pelengkap juga harus diperhatikan seperti layanan a. Informasi, b. Konsultasi, c. Order taking, yang meliputi aplikasi atau pendaftaran keanggotaan pada jasa pelayanan, d. Hospitality, yaitu penyambutan: bagaimana dengan kondisi toilet, dan kamar mandinya, fasilitas tempat koran dan majalah serta informasi yang lainseperti keamanan perpustakaan. e. Caretaking, yaitu perhatian dan perlindungan barang milik pemakai perpustakaan yang dibawa seperti motor, titipan tas, dan barang berharga lainnya serta kebersihan lingkungan. d, Exceptions, yang meliputi permintaan khusus sebelum menyampaikan produk jasa, mengenai komplain, saran dan pujian pengguna, pemecahan masalah, dan kesulitan-kesulitan yang timbul berkaitan dengan masalah staff perpustakaan. e. Billing, yakni laporan rekening periodik atau laporan keuangan secara berkala danteratur sehingga laporan keuangan menjadi transparan. f. Pembayaran, yaitu menyangkut masalah pembayaran yang berkaitan dengan pemakai perpustakaan, control, serta verifikasiKetiga, layanan prima. Yakni kepedulian kepada pelanggan dengan memberikan layanan terbaik untuk memfasilitasi kemudahan pemenuhan kebutuhan dan mewujudkan kepuasannya dengan melakukan sikap-sikap seperti mengedapankan penampilan, perhatian, tepat dan cepat dalam tindakan, tanggung jawab dalam pekerjaan, serta kemampuan untuk melihat, kemampuan untuk melayani, kemampuan untuk menyimpan, kemampuan untuk mengatakan, kemampuan untuk memecahkan masalah, serta bersikap empati kepada pengguna.
b. Teknik Pengembangan Koleksi.
Pengembangan koleksi harus dilakukan agar lebih up to date dan tidak ketinggalan dengan zaman dan berbagai informasi maupun penemuan baru. Kegiatan pengembangan koleksi memerlukan perencanaan yang panjang akan buku apa yang perlu diadakan dan tepat sasaran terhadap user. Dalam kegiatan pengembangan koleksi, perpustakaan STAIN Purwokerto melakukan beberapa langkah teknis agar tercapai maksud dari pengembangan koleksi tersebut, yaitu: pertama, melakukan seleksi terhadap koleksi yang telah ada, seleksi tehadap pengguna mempertimbangkan anggaran. Kedua menyusun sebuah kebijakan pengadaan koleksi bahan pustaka yang memuat:
a). Rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup peraturan penekanan (sterssing), penyediaan anggaran, serta menghimpun alat seleksi bahan pustaka seperti katalog penerbit, bibliografi, buletin, abstrak, brosur terbitan terbaru dan sebagainya.
b). Survey minat pemakai dengan mengumpulkan majalah dan menganalisis data serta membuat laporan hasil survey untuk mengetahui bidang atau subyek apa yang diminati pemakai.c). Survei bahan pustaka dengan mengamati langsung bahan pustaka pada penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan.
d). Membuat dan menyusun desidrata dengan membuat deskripsi bahan-bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar yang disusun menurut aturan tertentu.
e). Menyeleksi bahan pustaka dengan menggunakan daftar desidrata laporan hasil survei minat pemakai maka diadakanlah penyeleksian bahan pustaka.
Teknik pengembangan koleksi pada perpustakaan STAIN Purwokerto saat ini fokus pada kebutuhan mahasiswa sesuai dengan fakultas yang ada seperti koleksi kependidikan, hukum islam, komunikasi, perbankan syariah, ekonomi islam dan sebagainya. Selain itu sebagai upaya persiapan kedepan, STAIN Purwokerto juga telah mempersiapkan atau mengadakan koleksi tentang ilmu eksak (matematika, fisika, kimia, teknik) dan koleksi non tadris sebagai upaya persiapan akan dibukanya beberapa jurusan tersebut. Selain berbagai koleksi tersebut, perpustakaan STAIN Purwokerto juga perlu mengadakan koleksi digital dan berbagai koleksi baru(up to date) dan penting guna mengembangkan perpustakaan yang berbasis teknologi komunikasi dan informasi (information and comunication technology).
c. Pengembangan SDM
SDM yang perlu dikembangkan antara lain meliputi: pertama, menyekolahkan pustakawan pada jenjang SI, S2 atau DIII pustakawan dengan harapan mampu membekali pustakawan-pustakawan di STAIN Purwokerto yang professional. Hal ini perlu sekali dilakukan karena tenaga pustakawan di STAIN Purwokerto hanya satu orang yang berijazah SI dan DIII perpustakaan. Padahal apabila dilihat dari jumlah koleksi, perlu sekali mendapatkan penambahan agar lebih memaksimalkan ketepatan dan kecepatan layanan khususnya dalam proses pengolahan, lebih tanggap dan memuaskan dalam pemberian service/pelayanan dan tidak keliru dalam mengembangkan koleksi melalui proses pengadaan.Kedua, pengembangan SDM dapat pula dilakukan dengan cara melalui short class (kursus pendek) tentang ilmu perpustakaan dengan biaya dari pemerintah. Kursus singkat ini bisa diberikan kepada pustakwan DIII atau mereka yang beru memiliki ijazah SMA/SMK. Ketiga, mengikutkan seminar bagi pustakawan tentang perpustakaan serta mengadakan diskusi atau mengadakan sarana tukar pendapat tentang pekerjaan diperpustakaan. Keempat, mengadakan studi banding dengan beberapa perpustakaan yang lebih maju sehingga menambah pengetahuan dan pengalaman bekerja diperpustakaan. Kelima, Melakukan kerja sama dengan perpustakaan yang lebih maju dan berkembang sarana dan prasaranannya sehingga menambah pengalaman, pengetahuan dan sarana belajar bagi pustakawan. Keenam, mengadakan koleksi tentang buku-buku yang berhubungan dengan kepustakawanan dan ilmu perpustakaan yang dapat dipelajari oleh pustakawan. Ketujuh, mengkursuskan beberapa pustakawan tentang TI dan ilmu computer. Kedelapan. pemberian reward bagi pustakawan yang berprestasi.
d. Pengembangan Sarana dan Prasarana.
Untuk mengembangkan perpustakaan STAIN Purwokerto maka perlu sekali diperhatikan pengembangan dan penambahan aspek sarana dan prasarana, diantaranya: penambahan 15 komputer sebagai perpustakaan internet, penambahan dua buah mesin foto copy, pengadaan satu buah mesin scan untuk menyelematkan koleksi-koleksi langka seperti kitab-kitab tafsir, hadits yang sudah rusak, penambahan meja, kursi dan rak khusus pada ruang pelayanan referensi dan skripsi karena saat ini untuk pelayanan referensi sangat minim meja bacanya dan pada pelayanan hasil penelitian seperti skripsi, tesis dan disertasi masih lesehan, penambahan 4 buah almari kaca (etalase) untuk menampilkan koleksi terbaru dan hasil penelitian terbaru serta penjualan buku, penambahan 4 rak majalah dan rak Koran, penambahan 2 meja panjang dan 10 meja computer, kursi kerja dan sebagainya serta pembuatan dua buah papan pengumuman dan papan promosi. Selain itu perpustakaan STAIN Purwokerto perlu mengadakan pengembangan sarana dan prasarana seperti satu buah laptop, LCD, layer slide, yang diperlukan dalam proses pendidikan pemakai, Pengembangan lima tahun kedepan, perpustakaan STAIN Purwokerto juga perlu menambah gedung yang digunakan sebagai sarana kompleks, seperti tempat rapat, ruang diskusi ilmiah, pusat majalah dan surat kabar, serta ruang perpustakaan internet. Selain itu desain penambahan ruang juga diperlukan untuk membangun sebuah warung buku dan kafe pulsa handphone serta asesorisnya yang menyatu dengan perpustakaan.
e. Pengembangan Dana
Aspek penting dalam pengembangan perpustakaan adalah dana. Kegiatan pengembangan dari hal yang terkecil sekalipun memerlukan pendanaan yang tidak sedikit. Seperti halnya pengadaan, pengolahan, pelayanan jasa, promosi, dan sebagainya memerlukan dana yang sudah terencana dalam anggaran pemasukan dan pengeluaran. Pengembangan perpustakaan kedepan diperlukan dana guna mengadakan koleksi-koleksi yang up to date. Apalagi kondisi sekarang buku dan yang lainnya melonjak tinggi harganya sehingga anggaran yang diperlukan tentunya berbeda dengan anggaran ditahun-tahun sebelumnya.Pendanaan dalam upaya pengembangan perpustakaan di perpustakaan STAIN Purwokerto dapat diperoleh melalui dana tetap seperti anggaran DIPA. Tetapi anggaran pengembangan juga dapat diperoleh melalui penarikan dari seluruh mahasiswa baru seperti keanggotaan baru, pemberian hibah, jasa pelayanan dan pemesanan buku melalui perpustakaan. Selain itu dana pengembangan juga bisa diperoleh dari keanggotaan masyarakat umum, kerja sama antar perpustakaan (silang layan), membuka investor dari luar kampus seperti penerbit, kerja sama dengan PT Indosat, Telkomsel, dan sebagainya (khusus bisnis pulsa dan asesorisnya) serta pengajuan berbagai proposal kepada investor dana pengajuan sumbangan kepada alumni yang telah berhasil.
C. Pemberdayaan Sumber Daya Perpustakaan
a. Pemberdayaan Koleksi
Berbagai jenis koleksi baik bahan pustaka, digital, elektronik dan lainnya harus dapat diberdayakan sedemikian rupa, sehingga perpustakaan STAIN Purwokerto dapat lebih berkembang baik secara kualitas maupun kuantitas dan perpustakaan secara langsung dapat memberikan andil besar bagi proses pembelajaran diperguruan tinggi guna mencetak lulusan yang berkualitas. Sesuai dengan perencanaan program pengembangan perpustakaan, maka perpustakaan STAIN Purwokerto perlu menambah jumlah koleksi yang diperlukan user baik disaat sekarang maupun masa mendatang. Hal ini dilatar belakangi dengan telah dibukanya beberapa jurusan baru dan akan dibuka berbagai jurusan non tadris seperti ekonomi, perbankan syari’ah, ushuludin, matematika, fisika, kimia, teknik dan sebagainya sehingga mulai sekarang pengembangan koleksi keilmuan non keislaman harus sudah dimulai. Selain pengembangan koleksi, berbagai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan STAIN Purwokerto harus diberdayakan untuk kepentingan : pertama, mahasiswa, dosen, peneliti STAIN, karyawan dan semuanya yang termasuk dalam koridor civitas akademika STAIN Purwokerto. Kedua, berbagai koleksi diberdayakan untuk kepentingan masyarakat luas seperti peneliti lepas, mahasiswa umum, pegawai PEMDA, dan sebagainya yang kesemuanya telah diatur oleh peraturan perpustakaan STAIN Purwokerto. Ketiga, khusus koleksi keislaman dapat diberdayakan untuk memenuhi kebutuhan tiap-tiap pengurus masjid (ta’mir masjid), juru dakwah, dai, guru agama, dan sebagainya khususnya dilingkungan Purwokerto dengan harapan mereka dapat mengikuti perkembangan pemikiran dan berbagai kajian keislaman baik klasik maupun kontemporer. Keempat, khusus koleksi non keislaman seperti bahan pustaka atau buku-buku teknik, matematika, fisika dan sebagainya juga diberdayakan dan diperuntukan pula bagi mahasiswa diluar STAIN Purwokerto. Kelima setelah proses tersebut dapat dilakukan, koleksi pustaka khususnya berbagai karya langka disimpan dalam bentuk digital agar terhindar dari kepunahan melalui proses scaning. Agar pemberdayaan koleksi tetap up to date maka koleksi yang tidak layak pakai bisa dilakukan penyiangan atau perbaikan ulang bila masih memungkinkan dan dipakai sebagai rujukanSebagai rencana program pengembangan lima tahun kedepan, perpustakaan STAIN Purwokerto perlu menambah koleksi sejumlah 1000 judul. Hal ini dispesifikasikan sesuai jumlah mahasiswa terbanyak : sedang dan sedikit yakni fakultas Tarbiyah : Syari’ah dan Dakwah, dan non tadris serta eksak dimasa yang akan datang dengan perbandingan 40% koleksi pendidikan, 25 % koleksi hukum (syari’ah), 15% koleksi dakwah (komunikasi islam) dan 10 % koleksi non tadris, 15 % koleksi eksak serta 5 % untuk koleksi majalah dan surat kabar.
b. Pemberdayaan SDM
Setelah pembentukan, perbaikan dan pembekalan SDM bagi pustakawan pada Perpustakaan STAIN Purwokerto dilakukan dengan berbagai jalan seperti melalui jenjang kuliah, kursus singkat, pelatihan atau seminar, maka tahapan selanjutnya adalah membagi bidang kerja sesuai dengan keahlian dan kemampuan pustakawan pada bidang kerjanya. Hal ini dikandung maksud agar pekerjaan pustakawan diperpustakaan STAIN Purwokerto merupakan pekerjaan yang professional (sesuai dengan keahlian, profesinya) sehingga mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik, sesuai aturan, cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan. Misalnya pada bidang pengolahan ditangani oleh tim yang berbeda dengan petugas pelayanan sirkulasi ataupun petugas pengadaan, atau promosi atau juga bagian adminisntari perpustakaan. Apabila memperhatikan jumlah koleksi, kegiatan pengolahan, pencarian sumber informasi untuk pengadaan, maintenance bahan pustaka, user education terhadap mahasiswa dan seluruh civitas akademika, layanan jasa perpustakaan dengan mahasiswa dan pengguna jasa perpustakaan yang banyak maka perpustakaan STAIN Purwokerto memerlukan tambahan tenaga pustakawan SI sebanyak enam orang. Hal ini memperhatikan karena perpustakaan STAIN Purwokerto untuk sementara ini hanya memiliki 2 pustakawan berijazah. Sehingga pada prosesnya terjadi kerepotan dan kesibukan yang luar biasa khususnya pada aspek seleksi, layanan sirkulasi, pengolahan, jasa telusur internet dan lainnya sehingga pekerjaan tidak bersifat spesialis dan selalu berpindah-pindah.Selain itu, pustawakan yang mampu mengoperasikan TI dan mengerti system perangkat computer ditugaskan secara khusus dalam pengoperasian dan pengembangan teknologi informasi diperpustakaan.Lebih jelasnya pemberdayaan SDM pustakawan dilakukan untuk menspesifikasikan masing-masing bidang kerja sesuai dengan spesialisasinya sehingga pustakawan STAIN Purwokerto mampu bekerja secara professional.c. Pemberdayaan Sarana dan Prasarana
Untuk pemberdayaan sarana dan prasarana harus diperhatikan secermat mungkin. Artinya semua fasilitas yang sudah diadakan dipergunakan dengan seefisien mungkin dan sesuai dengan kepentingan perpustakaan. Misalnya untuk pengadaan seperangkat komputer digunakan untuk pelayanan penelusuran internet (pusnet), mesin foto copy untuk melayani jasa foto copy, mesin scan untuk mendigitalisasikan koleksi-koleksi khusus, koleksi langka dan koleksi yang hampir rusak/punah tetapi masih dipakai secara up to date seperti halnya kitab hadits, kitab ushul fiqh dan sebagainya. Begitu pula dengan kursi, meja baca, rak buku maupun surat kabar juga dipergunakan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan STAIN Purwokerto.
Penggunaan sarana dan prasrana khusus seperti mesin-mesin penting harus dipegang oleh orang (pustakawan) yang mengerti tentang pengoperasian, perawatan dan perbaikan mesin tersebut. Sehingga sarana dan prasarana dapat awet, dan berdaya guna maksimal. Selain itu penambahan pengembangan gedung diberdayakan untuk membuat warung buku, kafe pulsa dan asesorisnya yang sengaja dibuka untuk dapat dikomersilkan sehingga dapat menambah profit perpustakaan.d. Pemberdayaan Dana
Pemberdayaan dana yang sudah ada dioperasionalkan sesuai dengan kegiatan perpustakaan seperti dana operasional pengadaan koleksi bahan pustaka, dana pengolahan, dana promosi, pengadaan mesin-mesin TI, pelaksanaan kerja sama dengan beberapa rekanan seperti penerbit, perusahaan indosat dan berbagai pengeluaran lainnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Bila dihitung dengan prosentase maka dapat diketahui dana pengadaan sebanyak 35%, dana pengolahan 15%, promosi 10%, perawatan 15%, dan sisanya digunakan untuk kepentingan lainnya seperti mengembangkan usaha perpustakaan dengan membuka warung buku dan warung pulsa ditahun mendatang.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar